Factur-X expliqué simplement : le format de facture électronique idéal pour les TPE
Un PDF que vos clients lisent comme d’habitude, avec des données que les logiciels comprennent. Pourquoi Factur-X est le format le plus simple pour passer à la facture électronique.
Par l’équipe FacturNUM2 min de lecture
Parmi les formats acceptés par la réforme de la facture électronique, Factur-X est celui qui change le moins les habitudes des petites entreprises. Vos clients reçoivent toujours un PDF qu’ils peuvent ouvrir et lire, mais ce PDF contient aussi toutes les données de la facture sous une forme que les logiciels comptables savent traiter automatiquement.
Qu’est-ce que Factur-X ?
Factur-X est un standard franco-allemand de facture dite « hybride ». Il associe deux éléments dans un seul fichier :
- Un PDF au format d’archivage PDF/A-3, que n’importe qui peut lire à l’écran ou imprimer.
- Un fichier XML intégré au PDF, qui décrit la facture de façon structurée : vendeur, client, lignes, montants, TVA, échéance.
L’humain lit le PDF, la machine lit le XML. Les deux contiennent exactement les mêmes informations, ce qui évite les erreurs de ressaisie chez votre client et accélère le traitement de vos factures.
Factur-X, UBL, CII : quelles différences ?
La réforme française retient trois formats dits « socle », que toutes les plateformes agréées doivent accepter.
| Format | Nature | Lisible sans logiciel ? |
|---|---|---|
| Factur-X | PDF + données XML intégrées | Oui |
| UBL | Fichier XML uniquement | Non |
| CII | Fichier XML uniquement | Non |
UBL et CII sont des formats purement techniques, très utilisés par les grandes entreprises et les administrations. Factur-X reprend la structure de données du format CII, mais l’enveloppe dans un PDF lisible. Pour une TPE, c’est le meilleur compromis : conforme, sans dérouter les clients.
Les profils Factur-X
Factur-X existe en plusieurs niveaux de détail, appelés profils. Plus le profil est élevé, plus la facture contient de données structurées.
- MINIMUM et BASIC WL : seulement les informations d’en-tête et les totaux.
- BASIC : en-tête, totaux et détail des lignes.
- EN 16931 (aussi appelé COMFORT) : le profil conforme à la norme européenne, avec toutes les informations exigées.
- EXTENDED : des données supplémentaires pour des besoins sectoriels spécifiques.
Pourquoi c’est le bon choix pour une petite entreprise
- 1Aucun changement pour vos clients : ils reçoivent un PDF qu’ils savent ouvrir.
- 2Des factures traitées plus vite : leur logiciel lit les données sans ressaisie, ce qui réduit les litiges et les retards de paiement.
- 3Un archivage simplifié : le format PDF/A-3 est conçu pour la conservation à long terme.
- 4Une transition en douceur : vous pouvez émettre du Factur-X dès aujourd’hui, avant l’obligation de 2027.
Un PDF classique ne suffit-il plus ?
Un PDF « image » ou généré par un traitement de texte ne contient aucune donnée structurée : pour la réforme, ce n’est pas une facture électronique. À partir de votre date d’obligation d’émission, vos factures entre professionnels devront être dans un format structuré et transiter par une plateforme agréée. Le simple envoi d’un PDF par e-mail ne sera plus valable pour ces échanges.
Pour savoir quand cette obligation s’applique à vous, consultez le calendrier de la facture électronique.
Factur-X avec FacturNUM
Chaque facture émise dans FacturNUM est générée au format Factur-X, avec les données structurées intégrées au PDF. Vous n’avez rien de technique à gérer : remplissez votre facture comme d’habitude, le logiciel s’occupe du format. Retrouvez toutes les fonctionnalités de facturation électronique.
Questions fréquentes
Oui. Factur-X fait partie des trois formats socle, avec UBL et CII, que toutes les plateformes agréées doivent accepter.
Non. Une facture Factur-X s’ouvre comme n’importe quel PDF. Les données structurées sont lues automatiquement par les logiciels qui savent les exploiter.
Le profil EN 16931, qui couvre l’ensemble des informations exigées par la norme européenne de facturation électronique.
Article à visée informative, à jour à sa date de publication. Pour votre situation particulière, rapprochez-vous de votre expert-comptable ou consultez impots.gouv.fr.